บทที่ 5 แนวโน้มและทิศทางการบริหารสำนักงานในอนาคต

เทคโนโลยี (Technology)

เทคโนโลยี (Technology) หมายถึง การเชื่อมระหว่างความชำนาญ ความรู้ ประสบการณ์ เครื่องมือ เครื่องจักร คอมพิวเตอร์ และ อุปกรณ์มาใช้ให้เกิดประโยชน์ โดยศึกษาพัฒนาองค์ความรู้ต่างๆ รวมถึงศึกษากฎเกณฑ์ของสิ่งต่างๆ และนำมาประยุกต์ให้เกิดประโยชน์
ในการผลิตและกระจายสิ้นค้า ในกิจกรรมทั้งหมดขององค์การหรือสำนักงาน และอัตราการเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยีมี 2 ชนิด
1. Quantum Technological Change เป็นการเคลื่อนย้ายเทคโนโลยีแบบพื้นฐาน ซึ่งมีผลต่อนวัตกรรมของสินค้าและบริการใหม่
2. Incremental Technology Change เป็นการเปลี่ยนแปลงที่กลั่นกรองเทคโนโลยีที่มีอยู่แล้วและนำไปสู่การปรับปรุงที่ละเล็กที่ละน้อย
เทคโนโลยีสารสนเทศ

เทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology หรือ IT) หมายถึง เทคโนโลยีต่างๆ ที่ใช้จัดการสารสนเทศ ซึ่งเกี่ยวข้องตั้งแต่การเก็บรวบรวมข้อมูล การประมวลผล การแสดงผล การพิมพ์

การสร้างรายงาน และการสื่อสารข้อมูล ฯลฯ เทคโนโลยีสารสนเทศจะรวมไปถึงเทคโนโลยีที่ทำให้เกิดระบบการให้บริการ การใช้ และการดูแลข้อมูล ปัจจุบัน IT มีการเปลี่ยนแปลงอย่างมากจนเห็นได้ชัด ในธุรกิจนำ IT มาช่วยสร้างความได้เปรียบเชิงกลยุทธ์ ไม่ว่าจะเป็นรูปแบบของการสร้างผลิตภัณฑ์ใหม่ การเข้าถึงลูกค้าและลดต้นทุน เป็นต้น

ประโยชน์ของเทคโนโลยี

ผู้บริหารสำนักงานควรรู้จัก IT ในมุมมองที่ท้าทายนักบริหาร การเปลี่ยนแปลงในสำนักงานซึ่งในความจริง IT มีประโยชน์ละสามารถนำมาช่วยสร้างสำนักงานได้หลากหลาย อาทิ
1. ใช้ในการเพิ่มผลผลิตและลดต้นทุน
2. เพิ่มประสิทธิภาพและคุณภาพ
3. พัฒนาสำนักงานอัตโนมัติ
4. เครือข่ายคอมพิวเตอร์กว้างไกลขึ้น
5. ช่วยในการควบคุม วางแผน และตัดสินใจ
6. สร้างความได้เปรียบเชิงการแข่งขัน

อุปสรรคของเทคโนโลยี

อุปสรรคที่ทำให้การปฏิบัติงานของ IT ทำได้ยากลำบากยิ่งขึ้น ประกอบด้วย
1.ปัญหาทางด้านเทคโนโลยี โดยขาดมาตรฐานความคงที่ มีการเปลี่ยนแปลงตลอกเวลา และ
ความแตกต่างเหล่านี้จะทำให้เกิดความลำบากในการเชื่อมต่ออุปกรณ์เข้าด้วยกันในระบบเครือข่าย
2. การต่อต้านจากผู้ใช้ คือ เกิดความกลัวเทคโนโลยี ไม่ชอบใช้เทคโนโลยี และขาดการสนับสนุน
จากพนักงานในสำนักงาน
3. การคัดค้านทางการเมือง เพราะอิทธิพลของ IT ที่มีต่อการเปลี่ยนแปลงในสำนักงานอาจทำให้
เสียผลประโยชน์จากการเปลี่ยนแปลง โดยใช้ยุทธวิธีต่างๆ

ข้อจำกัดของเทคโนโลยี

แม้จะมีวิวัฒนาการทางเทคโนโลยีอยู่ตลอดเวลา แต่ก็อาจพบเงื่อนไขที่ไม่เหมาะสม ซึ่งก่อให้เกิดข้อขำกัดของเทคโนโลยีได้ ดังนี้
1.ขาดความอิสระเพราะการพึ่งพาเทคโนโลยี เช่น ข้อมูลที่เก็บไว้ในคอมพิวเตอร์อาจถูกโจรกรรม
หรือเสียหายจากระบบไฟฟ้า หรือภัยธรรมชาติ
2. ขาดมนุษย์สัมพันธ์ในสำนักงาน รวมทั้งลูกค้าและแขกผู้มาเยือน เพราะ IT ทำให้ขาดการ
ติดต่อสื่อสาร แบบพบหน้าหรือเผชิญหน้า

ผลกระทบของเทคโนโลยี

การเปลี่ยนแปลงเทคโนโลยีเกิดขึ้นตลอดเวลาเป็นที่รู้จักและ ธุรกิจหลานชนิดพัฒนาละนำเสนอเทคโนโลยีใหม่เชิงนวัตกรรม ประสพความสำเร็จ ขณะที่ธุรกิจบางแห่งได้รับผลกระทบจากเทคโนโลยีที่เปลี่ยนแปลง จึงเห็นได้ว่าการเปลี่ยนแปลงเทคโนโลยี เป็นโอกาสและอุปสรรค เปรียบเสมือนเหรียญ 2ด้าน ด้านหนึ่งช่วยสร้างโอกาส อีกด้านหนึ่งทำร้ายหรือทำลาย นอกจากนี้เทคโนโลยีมีผลกระทบต่อพฤติกรรมในองค์การหรือสำนักงานในเชิงลบโดยเกิดความรู้สึกไม่มั่นคงปลอดภัย
เทคโนโลยียังมีผลกระทบทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงภายในสำนักงาน เช่น โครงสร้าง ซึ่งต้องเปลี่ยนเป็นแนวราบเพื่อให้พนักงานใช้ข้อมูลและมีอำนาจแก้ไขปัญหาได้สะดวกยิ่งขึ้น

การจัดการกับเทคโนโลยี

1. คำนึงถึงเป้าหมายหลักขององค์การและวิเคราะห์ผลในการนำเทคโนโลยีมาใช้
2. ตรวจสอบเทคโนโลยีที่ใช้อยู่
3. สร้างระบบสนับสนุนในการปฏิบัติงานกับเทคโนโลยี
4. เน้นความเข้าใจที่ถูกต้องกับเทคโนโลยีให้พนังงานได้ทราบ

ระบบข้อมูลหรือเทคโนโลยีใหม่ๆ เป็นเครื่องมือที่สร้างพลังอำนาจสำหรับการเปลี่ยนแปลงสำนักงานใน
อนาคตในการออกแบบโครงสร้าง ขอบเขต ความสัมพันธ์อำนาจสายทางเดินของงาน สินค้าและบริการใหม่ๆและที่สำคัญนำมาสนับสนุนระดับของการเปลี่ยนแปลงในสำนักงานจากขอบเขตที่ละเล็กที่ละน้อยไปถึงระดับการเปลี่ยนแปลงที่ต้องการให้บรรลุผลอย่างรวดเร็ว

การรีเอ็นจิเนียริ่งสำนักงาน

การรีเอ็นจิเนียริ่งสำนักงาน (Reengineering ) หรือการรื้อปรับระบบ เป็นการนำกระบวนการจัดการใหม่ที่ใช้อยู่เดิม ซึ่งต้องทำทั้งองค์การทุกระบบที่สามารถทำให้เกิดประสิทธิภาพแก่องค์การ ดังนั้น การรีเอ็นจิเนียริ่งสำนักงานจึงไม่ใช่การปรับปรุงเครื่องมือสมัยใหม่ แต่จะต้องมีความคิดใหม่ ออกแบบใหม่ ปรับปรุงโครงสร้างใหม่ และใช้เครื่องมือสมัยใหม่









การทำรีเอ็นจิเนียริ่งสำนักงานมีอยู่ 5 ขั้นตอนดังนี้


1.การกำหนดสิ่งที่องค์การจำเป็นต้องทำ ครรตั้งต้นจากเหตุผลจากการก่อตั้งองค์การธุรกิจ

โดยประเภทของธุรกิจสามารถแบ่งออกได้เป็น 3 ประเภท

• ธุรกิจเกี่ยวกับการผลิต สิ่งที่องค์การจำเป็นต้องทำคือ การผลิตสินค้าที่มีคุณภาพดี สามารถใช้งานได้นาน คุ้มกับจำนวนเงินที่จ่ายไป ไม่เป็นอันตรายต่อผู้ใช้ ไม่ทำลายสิ่งแวดล้อมและสังคม ตลอดจนสอดคล้องกับความต้องการของลูกค้า


• ธุรกิจเกี่ยวกับการจัดจำหน่าย สิ่งที่องค์การจำเป็นต้องทำคือ การสรรหาสินค้ามาตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้อย่างเหมาะสมในปริมาณที่พอเพียง ราคายุติธรรม มาจากแหล่งผู้ผลิตที่เชื่อถือได้ และไม่เอารัดเอาเปรียบลูกค้าจนขาดคุณธรรม


• ธุรกิจเกี่ยวกับการบริการ สิ่งที่องค์การจำเป็นต้องทำคือ การตอบสนองความต้องการของลูกค้าในด้านการบริการต่าง ๆ
  

ตัวอย่างของธุรกิจของการให้บริการมีดังนี้

(1)ธุรกิจธนาคาร ให้บริการเกี่ยวกับการเงินในรูปแบบต่าง ๆ

(2)ธุรกิจสื่อโฆษณา ให้บริการการแผยแพร่ข้อมูลที่ทำให้ลูกค้าได้ขายสินค้าได้มากที่สุด

(3)ธุรกิจประกันภัย ให้บริการเกี่ยวกับความมั่นคง ในด้านของชีวิตและทรัพย์สิน

(4)ธุรกิจหนังสือพิมพ์ ให้บริการด้านการข่าวสารจากแหล่งเกิดเหตุของข่าวไปถึงประชาชนอย่างรวดเร็วถูกต้องแม่นยำ

2.การกำหนดวิสัยทัศน์ที่จะเป็นไปได้ในอนาคตและมีความชัดเจน

1. การปฏิบัติการ (Operations)ในสำนักงานคือ การบริหารและการอำนวยความสะดวกในด้านข้อมูลข่าวสารแก่หน่วยงานบุคคลทั้งภายในและภายนอกองค์การ


2. วัตถุประสงค์ที่สามารถวัดได้ (Measurable objectives) คือความถูกต้องรวดเร็ว และสร้างความพึงพอใจแก่บุคลที่มาใช้บริการ


3. ลดขั้นตอนการทำงานที่ไม่จำเป็นให้สั้นลงพัฒนาปรับปรุงเวลาในการทำงานให้มีความเหมาะสมโดยคงคุณภาพในการทำงานที่ดีไว้


4. กำหนดระบบการประสานงาน การแลกเปลี่ยนข้อมูล การตัดสินใจ และกระบวนการทำงานใหเป็นระบบเดียวกันแก่บริษัทที่อยู่ในเครือเดียวกัน


5. ใช้เทคโนโลยีสนับสนุนการบริหารงานทุกระดับ และสมารถใช้ระบบข้อมูลสารสนเทศติดต่อกันได้ทั่วโลก


6. การเจาะกลุ่มบริการทีมีการเน้นกลุ่มลูกค้าเป็นสำคัญ


7. การตอบคำถามทางโทรศัพท์สามารถให้บริการข้อมูลได้อย่างครบถ้วนทุกเรื่อง ณ จุดเดียว (One stop service center)


8. จัดสำนักงานให้เป็นสำนักงานอัจฉริยะ (Intelligent building) และเป็นสำนักงานไร้กระดาษ


9. วิธีการต้องเร็วและใช้เวลาน้อยมีการประสานการทำงานของคนและธุรกิจให้เข้ากับเทคโนโลยี


10. เปลี่ยนแปลงระบบการรายงานทางการเงินการเขียนข้อเสนองานและสัญญาตลอดจนการติดต่อกับผู้ผลิตอุปกรณ์ผูจัดส่งของ ผู้ติตั้งอุปกรณ์ และการเรียกเก็บเงิน


11. การบริการไม่ใช่มองต้นทุนและราคา แต่ควรเป็นนวัตกรรรมด้านบริหารที่มีคุณภาพ (Quality service innovation) จึงต้องสร้างมูลค่า (Value creation)ให้เพิ่มขึ้นตามความต้องการของลูกค้าที่เปลี่ยนไป


12. องค์การที่มีประสิทธิภาพจะต้องมีโครงสร้างที่คล่องตัว เน้นการมีส่วนร่วมในการทำงานของทุกระดับเพื่อให้ทุกคนมีโอกาสแสดงบทบาททางความคิดและความสามารถเต็มที่


13. การจูงใจบุคลากรที่มีความสามารถสูงโดยการให้อัตราเงินเดือนที่สูงมากกว่าการเน้นไปที่สวัสดิการ


14. ควบคุมค่าใช้จ่ายให้อยู่ในขอบเขตที่เหมาะสมเพียงพอให้องค์การดำเนินได้อย่างมีประสิทธิภาพ


15. การกำหนดขั้นตอนการทำงานจะเน้นการประชุม ปรึกษาหารือมากกว่าการติดต่อสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรซึ่งจะช้ากว่า


16. กำหนดหน้าที่งานสำหรับพนักงานทุกคน (Job Description) ฝึกอบรมพนักงานทุกระดับเพื่อฝึกให้เป็นมืออาชีพหรือมีจิตวิญญาณเป็นผู้ประกอบการ (Entrepreneur)


17. สรรหาบุคลากรที่เป็นคนดี มีความสามารถและพยายามพัฒนา จนมีความสามารถสูงขึ้นเรื่อย ๆ และพยายามรักษาบุคลากรนั้นให้นานที่สุด


18. การแข่งขันจะต้องมีการปรับปรุงกลยุทธ์และระบบการบริหารภายใน ให้ดีเพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปตามวัตถุประสงค์ และความได้เปรียบเหนือคู่แข่ง


19. การบริการต้องทันสมัย และสอดคล้องกับสภาพแวดล้อมสนองความต้องการของลูกค้า ซึ่งการให้บริการที่ดีได้ต้องมีเทคโนโลยีที่ทันสมัย


20. เปลียนจากยุคข้อมูลสารสนเทศ (Information age) เป็นยุคการสื่อสารที่สมบูรณ์ (Communication age)


21. เปลี่ยนแนวความคิดที่ว่าเทคโนโลยี คือต้นทุนอย่างหนึ่ง (Cost) มายอมรับว่าเทคโนโลยีคือเครื่องมือการบริหาร ให้คอมพิวเตอร์เป็นข้อมูลพื้นฐานในการบริหารที่จะนำมาใช้ ในการบริหารงาน และสร้างระบบเครือข่ายสำหรับการจัดการ (Management network) และเครือข่ายสำหรับลูกค้า (Customer network)


22. การเลือกผู้นำที่มีวิสัยทัศน์ (Vision) ที่กว้างไกลและสามารถทำงานร่วมกับบุคคลได้ทุกระดับทุกฝ่าย


23. การดำเนินแผนกลยุทธ์ จะใช้การรีเอ็นจิเนียริ่งเป็นแนวทางนำไปสู่ความสำเร็จ

3.การชี้ให้เห็นถึงกระบวนการหลักของการบริหารองค์การ

การชี้ให้เห็นถึงกระบวนการหลักของการรีเอ็นจิเนียริ่งที่ถูกต้องมีวิธีการดังนี้

1. วิธีการทำรีเอ็นจิเนียริ่ง (Reengineering Method)
   1.1 ศึกษารูปแบบกระบวนการทำงานให้เข้าใจ (Understanding Process) โดยการมอบหมายงานให้ผู้เกี่ยวข้องที่เข้าใจในงานเป็นอย่างดีไปทำการศึกษารูปแบบกระบวนการเพื่อนำไปใช้สำหรับการทำรีเอ็นจิเนียริ่ง ซึ่งผู้ที่เกี่ยวข้องการทำรีเอ็นจิเนียริ่งได้แก่
   (1)ผู้นำ (Leader) หมายถึงผู้บริหารระดับสูงซึ่งมีอำนาจสั่งการและชักชวนให้มีการจัดทำรีอ็นจิเนียริ่ง (2)ผู้เป็นเจ้าของกระบวนการ (Process owner) หมายถึงผู้จัดการที่มีความรับผิดชอบในกระบวนการทำงานที่จะให้มีการทำรีเอ็นจิเนียริ่ง โดยทำหน้าที่เป็นผู้ประสานงานเพื่อให้ทีมงานทำงาน ทำหน้าที่ได้ตามวัตถุประสงค์
   (3)ทีมงานรีเอ็นจิเนียริ่ง (Reengineering team) หมายถึงทีมทำงานของพนักงานซึ่งตกลงใจ ร่วมกันทำรีเอ็นจิเนียริ่ง โดยทำหน้าที่คิดหาและจัดรูปแบบกระบวนการทำงานใหม่ที่ส่งผลให้การทำงานดีขึ้น โดยทีมงานรีเอ็นจิเนียริ่งควรมีสมาชิก 5-10 คน ซึ่งประกอบด้วยบุคคล 2 ฝ่ายคือ
   (3.1)คนวงใน (Insider) ควรเป็นพนักงานที่มาจากหลายฝ่ายซึ่งมีส่วนเกี่ยวข้องกับกระบวนการการทำงานที่จะมีการจัดรูปแบบใหม่
   (3.2)คนวงนอก (Outsider) เป็นพนักงานนอกสายกระบวนการทำงาน (Outsider the process) หรือเป็นบุคคลภายนอกเลยทีเดียว (Outsider the company) ที่ให้ความคิดเห็นที่ต่างออกไป
   (4)คณะกรรมการผูชี้นำ (Steering Committee) หมายถึง คณะกรรมการผู้มีหน้าที่ดูแลการทำรีเอ็นจิเนียริ่ง
   (5)ผู้มีอำนาจทำรีเอ็นจิเนียริ่ง หมายถึง ผูรับผิดชอบในการดูแลด้านเทคนิคในการทำรีเอ็นจิเนียริ่งเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ตามที่ตั้งไว้

การจัดรูปแบบกระบวนการทำงานใหม่ (Reengineering Process)

แบ่งวิธีการดำเนนการออกเป็น 3 วิธี
2.1 การใช้วิธีทำรีเอ็นจิเนียริ่งที่ถูกต้องมีรายละเอียดดังนี้
ตั้งชื่อกระบวนการทำงาน (Giving the process name) เพื่อให้รู้จุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของงานโดยมีชื่อบ่งบอกให้รู้ประกอบด้วย
(1) กระบวนการผลิต (Manufacturing) จะให้บ่งบอกว่าเป็นกระบวนการจัดซื้อวัตถุดิบ ไปจนถึงการส่งสินค้าออกจากโรงงาน
(2) กระบวนการอนุมัติสินเชื่อ จะบ่งบอกว่าเป็นกระบวนการจัดทำคำขอสินเชื่อไปจนถึงการอนุมัติสินเชื่อ
(3) กระบวนการพัฒนาสินค้า (Concept to prototype) จะบ่งบอกว่าเป็นกระบวนการออกแบบ และผลิตสินค้าต้นแบบ
(4) กระบวนการขาย (Prospect to order process) จะใช้บ่งบอกว่าเป็นกระบวนหาลูกค้าและใบสั่งซื้อ
(5) กระบวนการจัดส่งสินค้า (Order to payment) จะใช้บ่งบอกว่าเป็นกระบวนการรับใบสั่งซื้อสินค้าและการรับเงิน
(6) กระบวนการบริการจะใช้บ่งบอกว่าเป็นกระบวนการตอบคำถามและบริการลูกค้า (Inquiry to resulution process)
สร้างแผนภูมิกระบวนการทำงานในระดับสูง (Creating a high level process map) เพื่อให้รู้การไหลของงาน (Work flow) ในองค์การว่างานแต่ละอย่างดำเนินการเป็นขั้นตอนอย่างไรตั้งแต่ต้นจนเสร็จ ซึ่งจะเป็นเครื่องมือช่วยในการเอ็นจิเนียริ่ง
เลือกกระบวนการทำงานที่จัดขึ้นมาใหม่ (Choosing the processes to reengineering)
เป็นวิธีการคัดเลือกกระบวนการทำงานที่จะจัดรูปแบบใหม่โดยพิจารณาจากความสำคัญ 3 ประการ
(1) เป็นกระบวนการที่มีความบกพร่องในหน้าที่การงาน(Disfunction broken process)
(2) เป็นกระบวนการที่มีความสำคัญ (Important process)
(3) เป็นกระบวนการที่อยู่ในสภาพที่เป็นไปได้ (Feasible process)
ทำความเข้าใจและทำการจัดรูปแบบกระบวนการทำงานใหม่ (Understanding and Reengineering process) เป็นการทำความเข้าใจในกระบวนการทำงานเพื่อให้ทีมงานมีความรู้ความเข้าใจโดยมีวิธีการดังนี้
(1) การทำความเข้าใจในกระบวนการทำงานที่กำลังทำอยู่ในเรื่องของลักษณะของงาน
(2) การทำความเข้าใจในความต้องการของลูกค้าโดยต้องรวบรวมข้อมูลความต้องการของลูกค้าที่มีต่อสินค้าหรือบริการจากแหล่งต่าง ๆ
(3) การจัดรูปแบบกระบวนการทำงานใหม่เพื่อให้สอดคล้องต่อความต้องการของลูกค้า
(4) การทดสอบรูปแบบกระบวนการทำงานใหม่เพื่อหาจุดบกพร่องที่จะลงมือปฏิบัติจริงโดยการตั้งทีมทำงานเพื่อทำการทดลอง
2.2 การใช้ประโยชน์ของเทคโนโลยีสารสนเทศอย่างเต็มที่ เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดตามลักษณะงานและความรับผิดชอบที่กำหนดขึ้นตามสภาวการณ์ต่าง ๆ เช่น การประชุมทางไกล (Teleconference)
2.3 การใช้เทคนิกในการทำรีเอ็นจิเนียริ่งมีดังนี้
(1) บทบาทและความเข้าใจของผู้บริหารระดับสูง
(2) อย่าทำการรีจิเนียริ่งเมื่อประธานกรรมการบริหารเหลือเวลาอีก 2 ปีก่อนเกษียณ
(3) อย่าจัดการรีจิเนียริ่งไว้ช่วงกลางของระเบียบวาระการประชุมของบริษัท
(4) อย่าพยายามยึดแน่นกับกระบวนการเดียวแต่ควรจะมีการเปลี่ยนแปลง
(5) อย่าพยายามทำรีจิเนียริ่งให้เกิดขึ้นจารระดับล่างสู่ระดับบน
(6) อย่าล้มเหลวในการแยกความแตกต่างของการรีจิเนียริ่งออกจากโปรแกรมการปรับปรุงธุรกิจ
(7) มอบหมายงานให้บุคคลที่เข้าใจการรีจิเนียริ่งอย่างแท้จริงเพื่อเป็นผู้นำในความพยายามในการจัดทำ
(8) ต้องใช้ความรู้และความสามารถไม่ใช่โชคช่วยต้องรู้กฏเกณฑ์และการหลีกเลี่ยงการทำผิดพลาด
(9) อย่าหวังทรัพยากรที่ไปสนับสนุนการทำรีจิเนียริ่ง
(10) เพิกเฉยทุกอย่างยกเว้นการออกแบบกระบวนการใหม่
(11) ไม่สนใจต่อค่านิยมและความเชื่อของประชาชนเพื่อสร้างวัฒนธรรมเชิงความคิด
(12) อย่ายินยอมให้วัฒนธรรมองค์การที่คงอยู่และทรรศนคติด้านการจัดการมากีดกั้นการเริ่มต้นทำรีจิเนียริ่ง
(13) อย่ามุ่งไปสู่กระบวนการทางธุรกิจที่เป็นนามธรรม
(14) อย่าวางข้อจำกัดก่อนการกำหนดปัญหาและจำกัดขอบเขตความพยายามในการทำรีจิเนียริ่ง
(15) ความเต็มใจต่อผลงานที่สำเร็จแต่ผลลัพธ์ให้เป็นรองลงมา
(16) อย่ามุ่งกระบวนการออกแบบเพียงอย่างเดียวแต่ต้องลงมือปฏิบัติได้ด้วย
(17) อย่าใช้พลังงานอย่างฟุ่มเฟือยกับโครงการรีจิเนียริ่งขนาดใหญ่หลายโครงการ
(18) พยายามทำรีจิเนียริ่งให้เกิดขึ้นโดยปราศจากการทำให้ใครก็ได้ไม่มีความสุข
(19) การทำรีจิเนียริ่งโดยใช้ระยะเวลานาน ๆ ทำให้พนักงานเกิดความอดทน
(20) อย่าถอยกลับเมื่อคนต่อต้านความเปลี่ยนแปลงการทำรีจิเนียริ่ง
(21) อย่าท้อถอยหมดความพยายาม การรอผลสำเร็จของการรีจิเนียริ่งอาจต้องใช้เวลาบ้างและอาจเกิดอุปสรรคขึ้นมากมาย

4.การออกแบบกระบวนการใหม่

• การรวมงานหลายงานเป็นงานเดียว (Several job are combined into one) เช่น การลดปริมาณเอกสารที่เกี่ยวข้องกันระหว่างฝ่ายบัญชีและฝ่ายต่าง ๆ
• พนักงานเป็นผู้ตัดสินใจและการตัดสินใจกลายเป็นส่วนหนึ่งของงาน (Worker make a decisions and decision making becomes part of work)
• ขั้นตอนในกระบวนการทำงานถูกปฏิบัติด้วยคำสั่งตามปกติ ซึ่งงานก็จะถูกลำดับตามความต้องการของสิ่งนั้น เป็นการจัดลำดับการทำงานตามความจำเป็นที่แท้จริง
• มีรูปแบบที่ยืดหยุ่นของกรบวนการได้หลายรูปแบบ
• งานถูกทำเมื่อเหมาะสมกับเหตุผล
• การตรวจสอบและการควบคุมกระทำให้น้อยลงและกระทำเมื่อเกิดความเหมาะสม
• การประณีประนอมทำให้น้อยที่สุด มีการลดจุดติดต่อภายนอกซึ่งจะช่วยลดปัญหาความขัดแย้งของข้อมูล
• ผู้บริหารที่เป็นคู่กรณี ต้องเตรียมประเด็นหลักของการติดต่อลูกค้าและถือความรับผิดชอบต่อกระบวนการทั้งหมดเพื่อการตอบคำถามของลูกค้า การแก้ปัญหาให้ลูกค้า
• มีรูปแบบผสมระหว่างการปฏิบัติการแบบรวมอำนาจ และกระจายอำนาจเป็นที่ยอมรับโดยทั่วไป
• การใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในการทำรีจิเนียริ่ง
  

5.การนำกระบวนการใหม่ไปปฏิบัติอย่างจริงจัง

โดยมีวิธีการทำงานใหม่ดังนี้

1. การให้ความรู้ในวิธีการทำงานแก่พนักงาน ตามรูปแบบกระบวนการทำงานแบบใหม่

• การฝึกงานในขณะการปฏิบัติงาน เพื่อให้เกิดความชำนาญ
• การประเมินผลการปฏิบัติงาน ตามรูปแบบการรีจิเนียริ่ง
• การจัดรูปแบบกระบวนการทำงานที่สอดคล้องกับสภาวะการณ์แวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงไป
• การอบรมให้ความรู้ต่างที่ทันสมัย
• การฝึกอบรมให้คิดเชิงอุปมาณ(อย่างมีเหตุมีผล)
• จัดรูปแบบกระบวนการทำงานให้ดีขึ้นเรื่อย ๆ หลังจากได้มีการประเมินผลแล้ว
  

ปัจจัยที่มีผลกระทบต่อความสำเร็จในการทำรีเอ็นจิเนียริ่ง มีดังนี้

1. ใช้กลยุทธเป็นตัวนำ เช่น การปรับกลยุทธมาเน้นการผลิตและการบริการที่สร้างความได้เปรียบเชิงการแข่งขันโดยเป็นองค์การที่มีต้นทุนต่ำที่สุดและสามารถเพิ่มคุณค่าในสินค้าและบริการเหนือคู่แข่ง

• ต้องอาศัยการริเริ่มและบังคับบัญชาโดยผู้บริหารระดับสูง การรีเอ็นจิเนียริ่งเป็นการทำงานร่วมกันระหว่างหน่วยงานหลายหน่วยงาน
• สร้างบรรยากาศของความเร่งด่วน ผู้บริหารจะต้องสร้างบรรยากาศให้งานต่าง ๆ มีความเร่งด่วนผลักดันงานให้มีความต่อเนื่องและสร้างบรรยากาศที่ดีให้กับผู้ปฏิบัติงาน
• การออกแบบกระบวนการจากภายนอก คือการออกแบบจากมุมมองของลูกค้าก่อนแล้วจึงมาพิจารณาว่าองค์การควรทำงานกันอย่างไร
• การดำเนินการกับที่ปรึกษา ผู้บริหารควรจะเข้ามาร่วมงานตั้งแต่ต้นจนจบคือ เริ่มจากการออกแบบงาน การนำแผนไปปฏิบัติ และให้การอบรมแก่ผู้เชี่ยวชาญภายในองค์การ
• ทำการผนวกกิจกรรมของระดับบนลงสู่ระดับล่าง การรีเอ็นจิเนียริ่งไม่สามารถเริ่มต้นได้จากระดับล่าง เพราะอาจมีการขัดขวางจากกลุ่มคนหรือหน่วยงานภายในองค์กร

• แหล่งที่มา:สุรัสวดี ราชกุลชัย :การบริหารสำนักงานอัตโนมัติ

รศ.ศิริวรรณ เสรีรัตน์ว : ผศ.สมชาย หิรัญกิตติ :อ.ชวลิต ประภวานนท์: การบริหารสำนักงานแบบใหม่

5124408056-สอบปฏิบัติ ท่องเที่ยวภูหลวง

วันแรกของการเดินทาง

22.00 น. ออกเดินทางจากจุดนัดพบ พร้อมผู้นำทริปอีก 1 คนที่ชื่นชอบดอกกล้วยไม้และถ่ายรูปอย่างมาก โปรแกรมเดินทาง 3 วัน 3 คืน กับรถตู้ 1 คัน

ดอกเอื้องสำเภางาม

กล้วยไม้รองเท้านารีอินทนนท์ลาว

วันที่สอง

04.30 น. ถึงด่านตรวจเข้าอุทยานแห่งชาติภูเรือ จอดรถรอเจ้าหน้าที่เปิดให้ขึ้นเวลา 05.00 น. หลังซื้อตั๋วผ่านด่านตรวจแวะศูนย์บริการนักท่องเที่ยวล้างหน้าแปรงฟันและที่พลาดไม่ได้คือประทับตราอุทยาน ฯ ลงในหนังสือพาสปอร์ตเที่ยวอุทยานและแผ่นโปสการ์ดเปล่าอีก 1 ปึกสำหรับแปะหลังภาพถ่ายส่งให้เพื่อน

หลังเสร็จภาระกิจนั่งรถขึ้นยอดภูเรือ จอดรถที่ลานก่อนถึงยอดและเดินต่อขึ้นไปจุดชมวิวยอดภูเรือ ณ วันนั้นนักท่องเที่ยวบางตาไม่หนาแน่นเหมือนช่วงปีใหม่ที่เคยไป แต่สิ่งที่คล้ายกันคือความงามของทิวเขาและดวงตะวันเบื้องหน้า
หลังดวงอาทิตย์ขึ้นจากขอบฟ้าเดินลงมาที่ลานจอดรถแล้วแวะทานอาหารเช้าที่ร้านอาหารใกล้ศูนย์บริการนักท่องเที่ยว จากนั้นก็มุ่งหน้าตรงไปยังภูหลวง จุดหมายสำคัญของทริปนี้……….

เส้นทางสู่ภูหลวงถนนยังไม่ดีนัก บางช่วงจะเป็นดินแดง+ลูกรัง มีเฉพาะก่อนถึงที่ทำการหน่วยพิทักษ์ป่าโคกนกกระบาจะเป็นถนนซีเมนต์ คาดว่าถ้าเป็นหน้าฝนคงต้องใช้รถ 4x4 เท่านั้นถึงจะขึ้นไปได้ เพราะถนนช่วงที่เป็นดินแดง+ลูกรังจะค่อนข้างคดเคี้ยวและสูงชัน

ถึงบริเวณที่ทำการหน่วยพิทักษ์ป่าโคกนกกระบาก็ตื่นตากับดอกกุหลาบแดงที่บานสะพรั่งทั่วบริเวณ รวมถึงดอกกล้วยไม้เอื้องสำเภางามข้างที่ทำการช่อใหญ่ บ้านพักที่นี่เป็นเรือนไม้ใต้ถุนสูงปลูกกระจายอยู่ประมาณ 10 หลัง พวกเราจองที่พักได้ 1 หลังมี 2 ห้อง นอนห้องละ 5 คน อากาศช่วงสายๆของวันนั้นค่อนข้างหนาวเย็นกว่าบนยอดภูเรือ แต่ไม่ได้เฉลียวใจว่าเป็นสัญญาณบ่งบอก ว่าช่วงเย็น+กลางคืนจะหนาวเย็นมากๆ


นำสัมภาระเก็บที่พัก โปรแกรมถัดไปคือเดินศึกษาธรรมชาติและถ่ายรูปดอกกล้วยไม้ป่าที่ลานสุริยัน โดยการเดินเป็นวงกลม การเดินตามเส้นทางศึกษาธรรมชาติโดยปกติต้องมีเจ้าหน้าที่หน่วย ฯ นำทาง แต่เหตุเพราะช่วงนั้นมีนักท่องเที่ยวขึ้นไปปริมาณมากกว่าเจ้าหน้าที่ซึ่งมีน้อยคน พวกเราก็เลยเดินกันเองโดยมีผู้นำทริปที่เชี่ยวชาญพื้นที่ภูหลวงนำทางและคอยชี้แนะให้ถ่ายรูปดอกกล้วยไม้ อาทิ เอื้องตาเหิน เอื้องสำเภางาม เอื้องตะขาบขาว เอื้องรวงข้าว ไลเค่นที่ออกดอกเล็กๆ สีแดงสด ข้าวตอกฤๅษีที่เริ่มเหี่ยวเฉา ผ่านหินนกกระบาที่เป็นสัญลักษณ์ของพื้นที่แห่งนี้ ผ่านลำธารเล็ก ๆ ที่มีใบเมเปิลร่วงเต็มพื้น เสียดายที่มาช้าไปใบเมเปิลร่วงเป็นสีน้ำตาลไปหมดแล้ว ซึ่งถ้าเป็นช่วงเดือนธันวาคมจะพบเห็นใบเมเปิลสีแดงเต็มพื้น สุดเส้นทางเป็นวงกลมที่ “ผาเยือง” ซึ่งเป็นจุดชมวิวพระอาทิตย์ตกยามเย็น เดินทางกลับที่พักเพื่อทางอาหารกลางวัน ผ่าน “เรือนประทับแรมโคกนกกระบา“ รอบบริเวณมีดอกกล้วยไม้หลายพันธุ์

ยามเย็นที่ผาเยือง

หลังทานอาหารกลางวันต่างแยกย้ายพักผ่อน ตัวเราเองเดินถ่ายภาพดอกไม้บริเวณรอบ ๆ ที่ทำการหน่วย ฯ อาบน้ำก่อนที่จะค่ำมืดเพราะอากาศเริ่มหนาวเย็น โชคดีที่ห้องพักมีเครื่องทำน้ำอุ่นให้ด้วยแม้ว่าจะใช้การได้ไม่เต็ม 100 เพราะเป็นเครื่องทำน้ำอุ่นที่ใช้แก๊สแทนกระแสไฟฟ้า แต่ก็ดีกว่าอาบน้ำเย็นเฉียบ และเวลานัดหมายรวมกลุ่มอีกครั้ง

17.00 น. ออกเดินไปอีกเส้นทางชมความงามของธรรมชาติบริเวณเรือนรับรองพิเศษที่ดอกกุหลาบแดงบานสะพรั่ง จากนั้นเดินไปชมพระอาทิตย์ตกที่ผาเยืองบนเส้นทางเดิม ทิวทัศน์ที่ผาเยืองถ้าวันที่อากาศแจ่มใสจะมองเห็นทิวเขาสลับซับซ้อนสวยงามมาก หลังดวงตะวันลับฟ้าอากาศเปลี่ยนแบบกระทันหันจากหนาวไม่มากนักกลายเป็นเย็นยะเยือก + สายลมหนาว

หลังอาหารเย็นรีบชวนกันเข้าไปพักผ่อนดูทีวีที่อาคารที่ทำการ ฯ เพื่อหลบอากาศหนาวพร้อมพยายามดื่มน้ำขิงร้อน ๆ ตามสูตรที่เคยรู้มาว่าจะช่วยผ่อนคลายความหนาวได้บ้าง แต่ก็ได้ไม่มากนัก เดินกลับห้องพักประมาณ 2 ทุ่มกว่าเนื่องจากทราบมาว่าไฟฟ้าที่นี่จะดับตอน 3 ทุ่ม เพราะใช้เครื่องปั่นไฟฟ้าเอง

ช่วงกลางคืนหนาวมากแม้ว่ามีถุงนอนและผ้าห่มคลุมอีก 1 ผืน นอนหลับ ๆ ตื่น ๆ จนรุ่งเช้ารู้แต่ว่าในใจภาวนาว่าเมื่อไหร่จะเช้าซะที!!!! เพราะทรมานกับอาการหายใจลำบากเนื่องจากอากาศหนาว ตอนเช้าเต็มไปด้วยสายหมอกและลมแรง ดูปรอทหน้าบ้านพักอุณหภูมิ 9 องศา ซึ่งคาดว่ากลางคืนต้องต่ำกว่านั้นแน่ ๆ โปรแกรมเช้านี้ต้องตื่นตี 5 ครึ่งเพื่อเดินไปดูพระอาทิตย์ขึ้นที่ “ผาช้างผ่าน” แต่เหตุเพราะอากาศหนาวเย็นและมีหมอกหนาพวกเราเลยพร้อมใจกันสละสิทธิ์โปรแกรมนี้

• แหล่งที่มา
  

http://travel.sanook.com/hometown/hometown_00557.php

ATM

บัตร ATM สามารถให้บริการที่อำนวยความสะดวกต่างๆโดยไม่ต้องเดินทางไปทำธุรกรรมทางการเงินที่สาขาของธนาคาร ได้แก่




1. บริการถอนเงิน (Withdrawal) พร้อมทั้งสามารถดู Virtual Slip ที่หน้าจอและสามารถให้เลือกที่จะพิมพ์หรือไม่พิมพ์สลิปได้และสามารถใช้ ATM ถอนเงินสูงสุด 20,000 บาท ต่อ 1 รายการ
ภายใน1 วัน


2. บริการสอบถามยอด/พิมพ์รายการเดินบัญชี (Balance/Statement Inquiry):
สามารถตรวจสอบยอดเงินคงเหลือในบัญชี (Ledger Balance) และยอดเงินคงเหลือที่สามารถถอนได้ (Available Balance) ของบัญชีที่ผูกกับบัตรทำรายการได้ นอกจากนี้ยังสามารถเลือกพิมพ์รายการเดินบัญชีของบัญชี E-Savings หรือรายการซื้อสินค้าผ่านบัตรเดบิตของคุณได้อีกด้วย

3. บริการรับชำระค่าสินค้าและบริการ
ชำระค่าสินค้า/บริการ และค่าสาธารณูปโภคต่าง ๆ ผ่านเครื่อง ATM ทั่วประเทศ ตามยอดคงเหลือที่สามารถใช้ได้ในบัญชี
- ชำระค่าบริการโทรศัพท์มือถือ
- ค่าภาษีเงินได้ ภงด.91
- ค่าไฟฟ้าของการไฟฟ้านครหลวง
- ค่าใช้จ่ายผ่านบัตรเครดิตกรุงไทย
- ค่าเบี้ยประกันบริษัท กรุงเทพประกันภัย จำกัด
- ค่าบริการบริษัท จีเอ็มเอ็ม แกรมมี่ จำกัด (มหาชน)
- ค่าใช้จ่ายผ่านบัตรธนาคารฮ่องกงเซียงไฮ้
- ชำระเงินกองทุนวัยเกษียณ และธนสรรของ KTAM
- ชำระเงินกู้ยืมเพื่อการศึกษา
- ชำระค่าบริการ/สินค้า AVON
- ชำระค่าลงทะเบียนมหาวิทยาลัย
- บริการซื้อชั่วโมงอินเทอร์เน็ต KSC
- บริจาคเงินเข้ามูลนิธิโสสะ
- ค่าเบี้ยประกันบริษัท เมืองไทยประกันชีวิต จำกัด
- ค่าเบี้ยประกันบริษัท AIA จำกัด
- ชำระค่าบัตรเครดิต/ค่าเช่าซื้อและเงินกู้บริษัท อิออน
- ชำระเงินกองทุนRMF กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ1,2



4. บริการโอนเงิน (Transfer) ซึ่งรวมถึงบริการเสริมแจ้งผลการโอนเงินผ่านบริการ SMS ไปยังโทรศัพท์มือถือของผู้รับโอน

บริการโอนเงินระหว่างบัญชีที่ผูกกับบัตร (Transfer between your linked A/C)

สามารถโอนเงินระหว่างบัญชีที่ผูกกับบัตรโดยไม่จำกัดวงเงิน โดยที่สามารถทำการโอนเงินผ่านบริการ ATM ได้

บริการยืนยันการโอนเงินผ่าน SMS เป็นบริการเสริมของการโอนเงินผ่าน ATM โดยจะมีการแจ้งผลการโอนเงินผ่านบริการ SMS ไปยังโทรศัพท์ของผู้รับโอน ซึ่งจะมีรายละเอียดประกอบไปด้วยเลขที่บัญชีผู้รับโอน จำนวนเงิน และหมายเลขโทรศัพท์/รหัสอ้างอิงของผู้โอน ที่ผู้รับโอนสามารถมั่นใจได้ในรายการได้เนื่องจากเป็นบริการแจ้งผลจากทางธนาคาร




5. บริการชำระเงินด้วยบาร์โค้ด (Barcode Payment): สามารถทำรายการชำระเงินผ่านบาร์โค้ดที่เครื่องเอทีเอ็ม ของธนาคารที่มีเครื่องอ่านบาร์โค้ดได้ทั่วประเทศด้วยขั้นตอนง่ายๆ เพียง 3 ขั้นตอนคือ

Step 1: เลือกชำระเงินด้วยบาร์โค้ด
Step 2: วางแถบบาร์โค้ดที่จุดอ่านบาร์โค้ด
Step 3: กดปุ่มยืนยันการทำรายการ


6. บริการกองทุนรวม (Mutual Fund) สามารถทำรายการซื้อ/ขายกองทุนรวมต่างๆของธนาคารได้อย่างสะดวกและรวดเร็วที่เครื่อง ATM ของธนาคาร


7. บริการเปลี่ยนรหัส (Change PIN): เพื่อความปลอดภัยในการทำรายการ ควรเปลี่ยนรหัสประจำบัตรของคุณอย่างสม่ำเสมอ โดยเข้ามาที่เมนูบริการเปลี่ยนรหัส เพื่อกำหนดรหัสชุดใหม่ให้แก่บัตรของคุณ


8. บริการอื่นๆ (Others)

• บริการเปลี่ยนเป็นบัญชี E-Savings Account (Switch to KBank E-Savings Account): เพื่อให้คุณสามารถพิมพ์รายการเดินบัญชี (Statement) ผ่านเครื่องเอทีเอ็ม ได้ สามารถเข้ามาที่เมนูเพื่อเปลี่ยนบัญชีออมทรัพย์ของคุณให้เป็นบัญชี E-Savings Account ได้ทันที
• บริการสมัครบริการหักบัญชีอัตโนมัติ (Register KBank Direct Debit) เพื่อให้การชำระเงินเป็นเรื่องง่าย คุณไม่ต้องคอยเสียเวลากับการชำระค่าสินค้าและบริการที่ยุ่งยาก คุณสามารถสมัครใช้บริการหักบัญชีอัตโนมัติผ่านเครื่อง ATM เมื่อถึงกำหนดเวลาชำระค่าใช้จ่าย เพื่อให้ธนาคารทำการหักบัญชีของคุณเพื่อชำระค่าใช้จ่ายโดยอัตโนมัติ

• บริการสมัครบริการสำหรับโทรศัพท์มือถือ (Apply for Mobile Phone Service) ด้วยบริการรูปแบบใหม่ๆของธนาคารที่อำนวยความสะดวกให้ในการใช้บริการของธนาคารผ่านโทรศัพท์มือถือ สามารถสมัครใช้บริการสำหรับโทรศัพท์มือถือ ที่เครื่อง ATM ของธนาคารได้ เช่น

- บริการรับข้อมูลทางโทรศัพท์มือถือกสิกรไทย (K-mAlert)
- บริการธนาคารทางโทรศัพท์มือถือกสิกรไทย (K-mBanking)
- บริการ ATM SIM

• บริการบริจาคการกุศล (Donation to Charity): คุณยังสามารถบริจาคการกุศลให้แก่มูลนิธิที่ธนาคารกสิกรไทยได้เข้าร่วมโครงการอีกด้วย โดยที่คุณสามารถบริจาคเงินจากบัญชีที่ผูกกับบัตรได้สูงสุดตามวงเงินของบัตรที่ใช้ทำรายการ

แหล่งที่มา :

http://www.kasikornbank.com/portal/site/KBank/menuitem.0070e072a5eceec68fab7943658f3fa0/?vgnextoid=afa0ce1dfb81f010VgnVCM10000056f8f30aRCRD&vgnextpage=1

http://www.ktb.co.th/PublicApp/ktbweb/th/pid/0700001380#A1

อุปกรณ์ที่ใช้ในสำนักงานอัตโนมัติ

ภายในสำนักงานย่อมมีเครื่องใช้สำนักงานต่าง ๆ ประกอบกันอยู่มาก ในอดีตต้องมีตู้เก็บเอกสาร เก็บแฟ้มข้อมูล มีเครื่องคิดเลข กระดาษ ดินสอ การทำงานก็มีแบบฟอร์มต่าง ๆ ที่ต้องกรอก ต้องประมวลผลหรือคิดคำนวณ การส่งเอกสารกระทำโดยเด็กส่งหนังสือ การสรุปผลหรือทำรายงานยุ่งยากเสียเวลา เช่น การสรุปยอดขายหรือทำบัญชีต้องมีการกรอกข้อมูล คิดคำนวณตัวเลขเป็นจำนวนมาก ปัจจุบันในสำนักงานมีอุปกรณ์มาช่วยอำนวยความสะดวกมากขึ้น รวดเร็ว และช่วยลดปัญหาข้อผิดพลาดได้ด้วย
อุปกรณ์สำนักงานเหล่านี้ ได้แก่ เครื่องคอมพิวเตอร์ เครื่องพิมพ์ เครื่องสแกนเนอร์ โทรศัพท์ โทรสาร ฯลฯ

คอมพิวเตอร์







• สามารถบันทึกข้อมูลต่างๆ ได้รวดเร็ว เช่น การใช้เครื่องอ่านรหัสแท่ง (Bar-code) อ่านเวลาเข้า-ออก ของพนักงาน และคิดราคาสินค้า ในห้างสรรพสินค้า
• สามารถเก็บข้อมูลจำนวนมากๆ ไว้ในฐานข้อมูล (Database) เพื่อใช้งานได้ทันที
• สามารถนำข้อมูลที่เก็บไว้มาคำนวณทางสถิติ แยกประเภท จัดกลุ่ม ทำรายงานลักษณะต่างๆ ได้ โดยระบบประมวลผลข้อมูล (Data Processing)
• สามารถส่งข้อมูลจากที่หนึ่ง ไปยังอีกที่หนึ่งได้อย่างรวดเร็ว โดยอาศัยเทคโนโลยีสื่อสารข้อมูล (Data Communication)
• สามารถจัดทำเอกสารต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว ด้วยระบบประมวลผลคำ (Word Processing) ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation)




โทรสาร






• โทรสาร หรือ โทรภาพ (อังกฤษ: facsimile, fax แฟกซ์) คือเทคโนโลยีโทรคมนาคมอย่างหนึ่งใช้สำหรับโอนถ่ายข้อมูลสำเนาของเอกสาร ผ่านทางอุปกรณ์บนเครือข่ายโทรศัพท์ที่เรียกว่า เครื่องโทรสาร หรือ telecopier ในอุตสาหกรรมบางประเภท การส่งสำเนาเอกสารจากระยะไกลไปยังบุคคลหนึ่ง
• ข้อดีคือรวดเร็วกว่าการส่งทางไปรษณีย์
• ข้อเสียคือเอกสารที่ได้รับอาจมีคุณภาพต่ำ และรูปแบบที่จัดวางไว้อาจไม่ตรงตำแหน่งหรือผิดเพี้ยนไป ปัจจุบันโทรสารได้ลดความนิยมลงไป เนื่องจากนิยมส่งเอกสารทางอีเมลแทน ซึ่งจะไม่เกิดข้อเสียดังกล่าว

เครื่องถ่ายเอกสาร (Printer)





• ป็นอุปกรณ์ Output Device ซึ่งทำหน้าที่พิมพ์เอกสารหรือรูปภาพที่ต้องการออกทางเครื่องพิมพ์ ปัจจุบันมี Printer อยู่ 3 ประเภท คือ Dotmatrix Printer ซึ่งเป็นแบบหัวกระแทกผ้าหมึกเกิดเป็นตัวอักษรหรือภาพ เหมาะกับงานพิมพ์เอกสาร Inkjet Printer เป็นแบบพ่นน้ำหมึกลงไปบนกระดาษซึ่งงานพิมพ์ที่ออกมาจะมีความ ละเอียดและสวยงามกว่า Dotmatrix Printer แต่ค่าน้ำหมึกแพงจึงเหมาะกับงานที่ต้องการความเร็ว และพิมพ์รูปภาพ มากกว่าการพิมพ์เอกสาร Laser Printer เป็นเครื่องพิมพ์ที่มีความเร็วสูงที่สุดและมีราคาแพงที่สุดใน 3 ประเภทมีความละเอียดสูงแต่ราคาค่าหมึกแพงเหมาะกับงานทุก ประเภทที่ต้องการความ


เครื่อง สแกนเนอร์ (Scanner)


<



• สแกนเนอร์ คือ อุปกรณ์ซึ่งจับภาพและเปลี่ยนแปลงภาพจากรูปแบบของแอนาลอกเป็นดิจิตอลซึ่งคอมพิวเตอร์ สามารถแสดง, เรียบเรียง, เก็บรักษาและผลิตออกมาได้ ภาพนั้นอาจจะเป็นรูปถ่าย, ข้อความ, ภาพวาด หรือแม้แต่วัตถุสามมิติ สามารถใช้สแกนเนอร์ทำงานต่างๆได้ดังนี้
- ในงานเกี่ยวกับงานศิลปะหรือภาพถ่ายในเอกสาร
- บันทึกข้อมูลลงในเวิร์ดโปรเซสเซอร์
- แฟ็กเอกสาร ภายใต้ดาต้าเบส และ เวิร์ดโปรเซสเซอร์
- เพิ่มเติมภาพและจินตนาการต่าง ๆ ลงไปในผลิตภัณฑ์สื่อโฆษณาต่าง ๆ

โทรศัพท์



• โทรศัพท์ เป็นเครื่องมือสื่อสารให้ติดต่อพูดถึงกันได้ในระยะไกล เพื่อความสะดวก รวดเร็ว ในการติต่องาน


แหล่งที่มา

pirun.ku.ac.th

http://www.school.net.th/library/snet1/hardware/scan.htm

http://www.sripiboon.com/product_96489_th/~b4904281/page2.html

th.wikipedia.org

สรุปหลักเกณฑ์การพิจารณาการตัดสินใจนำระบบสำนักงานอัตโนมัติเข้ามาใช้

        การพิจารณาการตัดสินใจนำระบบสำนักงานอัตโนมัติเข้ามาใช้เนื่องจากระบบงานสำนักงานอัตโนมัติเป็นงานที่ต้องใช้ผู้เชี่ยวชาญ เฉพาะด้าน เป็นผู้จัดระบบดังนั้นก่อนจะสร้างระบบสำนักงานอัตโนมัติคงต้องเป็นหน้าที่ของบุคคลดังต่อไปนี้
1. ผู้ขายอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์
บริษัทที่จำหน่ายผลิตภัณฑ์สำนักงานอัตโนมัติ มักจะให้บริการด้านการให้คำปรึกษาหรือเป็นผู้จัดตั้งระบบโดยไม่คิดมูลค่า เพื่อศึกษาความเป็นไปได้ของแต่ละสำนักงาน
2. ทีมงานเฉพาะกิจของบริษัท
บริษัทที่ต้องการมีสำนักงานอัตโนมัติ อาจจัดตั้งทีมงานขึ้นมาเองเพื่อทำการวิจัยด้านนี้โดยเฉพาะและควรมีพนักงานที่มีความชำนาญด้านการจัดการข้อมูล
3. ที่ปรึกษา
บางบริษัทไม่มีพนักงานที่มีความชำนาญพอที่จะจัดตั้งทีมงานขึ้นเองได้
4. ทีมงานเฉพาะกิจร่วมกับที่ปรึกษา

        ปัจจัยที่ต้องพิจารณาก่อนการเปลี่ยนแปลงระบบสำนักงาน มีดังนี้
1. การจัดการเอกสารในสำนักงาน พิจารณาถึงข้อมูลในด้านต่าง ๆ ดังนี้
ปริมาณงานที่พิมพ์มีมากน้อยเพียงใด และความยาวของเนื้อหา
2. การวิเคราะห์ระบบสำนักงานทั้งระบบ พิจารณาสิ่งต่อไปนี้
- พิจารณาโครงสร้างของระบบสำนักงาน ว่าที่ใช้อยู่นั้นดีหรือยัง
- พิจารณาผังของสำนักงาน ว่ามีการเคลื่อนไหวของข้อมูลอย่างไร
- พิจารณาหน้าที่ของอุปกรณ์ที่ใช้อยู่ในปัจจุบัน
- พิจารณาของแบบฟอร์มที่ใช้วิเคราะห์
- พิจารณาหน้าที่ของงานแต่ละอย่าง เพื่อทราบการทำงานรายละเอียดของงานทั้งหมด